COM – Preparare e gestire con successo riunioni di natura professionale

Presentazione

Le riunioni sono sempre più frequenti nella vita delle organizzazioni, nelle quali i processi gestionali si fanno sempre più interconnessi. La difficoltà che le persone incontrano nel gestire attività obiettivamente complesse lasciano dietro di sé un senso di frustrazione diffuso, legato a molteplici fattori: dubbi sulla effettiva necessità della riunione, discussioni interminabili su punti in cui nessuno vuole cedere, azioni da intraprendere non chiaramente definite, gestione approssimativa, ordine del giorno che cambia durante la riunione, ecc.

Acquisire efficacia ed efficienza nella preparazione e gestione di riunioni di natura professionale, contribuendo a migliorare la capacità di lavorare in gruppo, dare soluzione ai problemi e accrescere il funzionamento dell’organizzazione rappresenta oggi un elemento decisivo nella carriera di ciascun manager o professionista.

Questo corso ha lo scopo di aiutare a dare soluzione alle istanze esposte.

Finalità

Sostenere lo sviluppo di abilità e competenze nella preparazione, gestione, conclusione di una riunione professionale, unitamente all’agenda delle azioni da intraprendere.

Destinatari

Manager e figure professional chiamate dall’organizzazione a gestire riunioni o a parteciparvi, il cui ruolo può avere un impatto  sul risultato finale.

Lingue nelle quali può essere tenuto il corso

Italiano, inglese

Contenuti

La riunione professionale

  • Che cos’è, a cosa serve
  • I vari tipi di riunione
  • Un gruppo meglio di un individuo
  • Perché una riunione fallisce
  • I tre ruoli chiave (e tutti gli altri…)

La preparazione della riunione

  • Chiarire gli obiettivi e definire l’ordine del giorno (attraverso una utile check list)
  • Individuare i partecipanti
  • Stimare la durata
  • La lettera di convocazione

La gestione della riunione

  • Il ruolo del presidente, quello del segretario e quello dei partecipanti
  • La dinamica comunicazione, verbale e non verbale
  • Il problem solving associato alla riunione
  • Impiegare le domande per sviluppare opzioni e individuare soluzioni
  • La gestione delle obiezioni: contenere il rischio di conflitto
  • Impiegare chiarimento, verifica e riformulazione al fine di chiarire i contenuti
  • Incoraggiare il contributo di tutti i partecipanti
  • Attenzione alle trappole
  • La conclusione: riassumere, individuare i prossimi passi e le relative responsabilità
  • Condividere prima di chiudere.

Dopo la riunione

  • Il segretario redige il verbale in tempi rapidi e lo diffonde
  • Il presidente, o altri ai quali questa responsabilità è stata assegnata, verifica l’effettiva realizzazione di quanto concordato

La didattica

  • È studiata e strutturata per favorire una completa immersione nel tema e l’esperienza individuale.
  • Gli argomenti NON saranno “spiegati” ai partecipanti per invitarli successivamente a metterli in pratica, secondo le tecniche più diffuse.
  • Più efficacemente, i partecipanti affronteranno personalmente le diverse situazioni attraverso esercitazioni pratiche e numerosi filmati che riproducono situazioni tecnicamente del tutto analoghe a quelle che possono trovarsi ad affrontare.
  • Successivamente, potranno trarre le loro conclusioni in merito al comportamento da tenere, assumendo quindi un atteggiamento che origina da una decisione autonoma e non da una prescrizione.

Durata

Minimo due giorni, compatibilmente con i temi che si desidera approfondire

Docente

Arduino Mancini

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