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Come ottimizzare il tuo tempo in riunione?

Palmiro in riunione

Ecco come si comporta Palmiro.

Ora ti domando:

condividi il suo comportamento?

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Commenti
Cesare 13 Luglio 2015 0:00

Così a pelle mi verrebbe fatto di rispondere “assolutamente no!”, per rispetto a chi conduce la riunione e agli altri partecipanti.
Poi penso alle mie esperienze personali nel mondo reale e forse bisognerebbe prendere in considerazione il tipo di riunione, le sue finalità, la sua durata e il ruolo che Palmiro riveste. Perché in realtà mi è capitato spesso di vedere riunioni in cui non tutti gli argomenti erano rilevanti per tutti i parteciipanti, o che duravano un’eternità senza motivo, o in cui era comunque già deciso tutto e si era stati convocati senza reale necessità… e allora Palmiro forse sta solo tentando di rendere comunque proficuo tempo che sarebbe invece sprecato… anche perchè entro certi limiti è possibile essere multitasking.
Forse la risposta migliore, se pure un po’ provocatoria, è “dipende dalla riunione”.

Cesare 13 Luglio 2015 0:00

Ah, dimenticavo le riunioni in cui metà dei partecipanti – magari proprio i dirigenti – arrivano senza aver letto il materiale e essersi preparati, e la prima metà della riunione è sprecata per ripetere cose che l’altra metà conosce benissimo. Quello davvero è tempo di cui ci si può riappropriare senza perdere nulla…

AM 13 Luglio 2015 0:00

Grazie dei commenti Cesare,
come al solito interessanti, soprattutto per la capacità di andare oltre ciò che appare immediato.
Questo, spesso, è proprio ciò che accade.
Le persone devono, o vogliono presenziare e si portano dietro il lavoro, quello vero.
Allora? Beh, forse se cominciassimo a gestire le riunioni per ciò che effettivamente significano…
Grazie per avermi ricordato il caso di quanti entrano in riunione senza sapere nulla di cosa sta accadendo: presto ne farò una vignetta.
A presto leggerti,
Arduino

Cesare 15 Luglio 2015 0:00

E’ una questione di sopravvivenza: quando sei alla terza ora di riunione in cui non hai voce in capitolo, il direttore generale è uscitoa fare una telefonata, e il direttore commerciale e quello di produzione stanno litigando da venti minuti ripetendo le stesse cose e senza ascoltarsi, e tu hai un camion che non viene scaricato in Olanda, un cliente incazzato in LIbano o un fornitore che non ti ha consegnato le scatole che ti servivano ieri, il cmputer èpuò permetterti di risolvere qualche problema, far risparmiare qualche soldo all’Azienda e andare comunquea casa a un’ora decente.

Regola che andrebbe stabilita per legge: nessuna riunione può durare più di un’ora, o avere più di sette-otto persone: se è previsto che duri di più o c’è più gente, secondo me è stata organizzata male, e andava spezzata in più riunioni mirate.

nicola 16 Luglio 2015 0:00

se è indetta una riunione vuol dire che occorre che venga detto/informato /verificato qualcosa che non è una ordinarietà.!! se le riunioni si devono fare … tanto per… è giusto l’atteggiamento di chi si porta il pc…! si porta avanti con il lavoro..!!! personalmente ritengo che questi incontri debbano essere snelli, efficaci e coinvolgenti… tutti utili perchè utili …!!! altrimenti non perdiamo tempo….!!! personalmente il tizio che si porta il pc non lo ammetto all’incontro …!!

Franka 16 Luglio 2015 0:00

Condivido quanto già detto da Cesare.

Nelle riunioni, ahinoi, almeno metà del tempo viene sprecato, ben che vada, in sunti e ripetizioni ad uso e consumo di coloro che o arrivano impreparati, o arrivano tardi, ecc..

Cesare 16 Luglio 2015 0:00

Io avevo un’idea che, ahimé, non venne mai accettata.
Dopo l’orario ufficiale di inizio della riunione, ogni persona che arriva in ritardo mette un euro per ogni persona che è già sedutan al tavolo.
A fine anno, con i soldi raccolti si prende tutti insieme un aperitivo, una pizza, una cena…

Altra idea: fare il conto del costo medio orario del personale seduto intorno al tavolo (un tanto per ogni dirigente, un tanto per ogni impiegato, eccetera) e poi proiettare in un angolo dello schermo il costo totale delle persone presenti che aumenta di minuto in minuto… giusto per ricordare quanto l’azienda sta investendo.

Franka 17 Luglio 2015 0:00

(Arduino, alla luce delle proposte di Cesare che non trovano accoglimento, sarebbe interessante anche capire a chi giova tutto il tempo perduto nelle riunioni (il corsivo è dovuto ad una deformazione instillatami da un bravo dirigente il quale, quando gli dicevo “perdo tempo”, diceva “lei non perde tempo, lo utilizza”))

Cesare 17 Luglio 2015 0:00

Le riunioni sono come i talk show: conta come sono organizzate e soprattutto gestite.
Il mio modello sarebbe la riunione-Gruber: tempo limitato, pochi partecipanti, si resta sull’argomento definito, chi devia o dà sulla voce agli altri viene immediatamente ripreso e ricondotto all’ordine dalla conduttrice (non a caso, di ascendenze austro-ungariche):
E invece le aziende italiane fanno troppe riunioni-Floris o peggio ancora riunioni-Santoro: nel primo caso il conduttore lascia fare, nel secondo è un tribuno, ma in ambedue i casi si scontrano personaggi e schieramenti che ripetono le stesse cose, non si asvoltano, si interrompono, si svrappongono, si va avanti per ore e alla fine tutti sono sulle posizioni iniziali e nessuno ha imparato o capito nulla.

Franka, credo che tuu abbia toccato un punto importante: cui prodest?
Io credo che in molti casi ci sia di mezzo l’inadeguatezza tipica dei dirigenti italiani non scelti per merito: vogliono dimostrare un potere che non sanno gestire, indicre riunioni-fiume è un mod per dimostrare potere e deflettere responsabilità sui partecipanti.
come gestire una riunione si impara – Arduino, hai un corso di e-learning su questo? – ma bisogna volerlo fare…

AM 19 Luglio 2015 0:00

Interessantissimi commenti.
Riunioni brevi e a chairman preparato rappresentano una buona soluzione, unitamente alla rinuncia al piacere di ascoltare la propria voce sovrapporsi a quella altrui.
A chi giova? Troppo spesso la riunione rappresenta il palcoscenico attraverso il quale chi la gestisce riesce a prendersi un’ po’ di quella attenzione che non riesce a procurarsi altrimenti.
Il corso e-learning sulla gestione di una riunione?
In preparazione, entro fine anno ci siamo!
Grazie a tutti e a presto leggervi.

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